Melhores dicas de etiqueta de e-mail

Todos nós testemunhamos o funcionário que acidentalmente clicou em "responder a todos", em um email de toda a empresa, enviando comentários menos do que lisonjeiros sobre o chefe para todo o escritórioIncluindo o chefe, e não apenas o amigo. E quantas vezes somos culpados de não responder a um e-mail dentro de um período de tempo rápido - ou de alguém que não responde ao nosso quando realmente precisamos de uma resposta urgente?

Com o trabalhador americano médio gastando um quarto da semana escavando sob o número aparentemente interminável de e-mails que invadem as caixas de entrada diariamente (e mais, se você contar com um tempo para responder às conversas instantaneamente plataformas de mensagens, como Slack e Google Hangouts), não surpreende que violações da etiqueta de e-mail, se não erros graves, possam ocorrer com o desânimo regularidade. Deseja ajudar a manter sua caixa de entrada um local de civilidade e cortesia? Aqui estão as regras de ouro da etiqueta de e-mail comercial, muitas das quais podem ser seguidas na sua vida pessoal e profissional.

Envie e-mails com linhas de assunto claras e atuais

Além do spam interminável, não há muito mais irritante do que ter que passar por 10.000 e-mails com a mesma linha de assunto para encontrar aquele com as informações específicas de que você precisa. Se sua mensagem abordar um novo tópico, torne a vida de todos mais simples e muito mais popular iniciando um novo e-mail ou, pelo menos, atualizando a linha de assunto.

Especialista em etiqueta, autor de Etiqueta moderna para uma vida melhore fundador de A Escola de Protocolo do Texas, Diane Gottsman, acha que um dos maiores executivos de animais de estimação e sua equipe não sabe o que está respondendo. "Há um mês, você pode ter escrito" Obrigado pelo almoço "na linha de assunto. Agora, você está falando de uma nova referência que deseja enviar a alguém. Portanto, inicie um novo e-mail. Então, se eles precisarem procurar esse e-mail, poderão fazê-lo por tópico. ”

Se você está preocupado com o fato de um novo email não passar pelo firewall do destinatário, ou é possível que ele não se lembre quem você é da última vez que se comunicou, Gottsman diz que é permitido responder no seu último correspondência. Dessa forma, a pessoa pode voltar à sua antiga correspondência e se familiarizar novamente com quem você é. "Mas a chave é mudar a linha de assunto", diz ela.

Priorize sua caixa de entrada com base na urgência

Às vezes, quando você está enterrado sob uma pilha de e-mails especialmente flagrante e parece que nunca verá a luz, pode levar mais de um dia para que todas sejam respondidas. Etiqueta comercial determina que os e-mails sejam devolvidos dentro de um dia, mas até Gottsman diz: “Às vezes, leva dois dias para retornar a alguém. A rapidez com que você precisa responder realmente depende da importância do email e de quem é a pessoa que o enviou. Haverá algumas pessoas que estão ligando ou ligando para você. Você não tem a obrigação de retornar todos os e-mails recebidos. "

Por outro lado, se você enviou um e-mail com urgência e não recebeu uma resposta rápida, está dentro do protocolo adequado para pegar o telefone e ligue para seu colega. Por falar em tempo, não chore lobo, não importa o quanto você queira apenas uma resposta. "Não sensacionalize a urgência", diz Gottsman. “Nem tudo é uma ligação para o 911. Se você sensacionalizar uma situação para chamar a atenção deles, perderá credibilidade. Se realmente não for urgente, não escreva 'urgente'. E se isso é importante, você precisa atender e ligar. "

Cara a cara tem seu lugar

Antes do e-mail, as pessoas discutiam assuntos difíceis pessoalmente. Hoje em dia, as coisas difíceis, tanto pessoais quanto profissionais, geralmente são tratadas através da tela do computador. Pode tornar as conversas desconfortáveis ​​menos, mas isso não significa que é a coisa certa a fazer, de acordo com Gottsman. "Você simplesmente não deve dar más notícias por e-mail", diz ela. “Qualquer coisa muito sensível ainda deve ser tratada pessoalmente ou pelo menos de orelha a orelha. Você não despede alguém por e-mail. Você não fornece informações sérias por e-mail, a menos que seja absolutamente necessário. "

Como você encerra uma cadeia de emails?

Eles simplesmente não param por qualquer motivo. Você tem medo de interromper, porque não quer ser um insulto. Você passará a eternidade fazendo a mesma dança, dia após dia? Quando isso vai acabar? Obviamente, a cadeia de eventos excruciante de que falamos é o quase eterno ciclo de e-mail de "obrigado" e Correspondência comercial de "meu prazer" em que às vezes podemos ficar presos, porque ninguém tem idéia de como concluir isto. Gottsman diz: “Você vai e volta uma vez. Você envia um e-mail com 'Obrigado'. E-mail, "O prazer é meu". E é isso. É como um aperto de mão - alguém tem que deixar ir. "

Menos é sempre mais

E enquanto estamos no assunto de emails sem fim, quando você é incluído em um email de "responder a todos", seja pessoal ou profissional, não responde automaticamente a todos os que estão no tópico. Pense nos outros destinatários. As chances são boas de que nem todo mundo precise ler sua resposta, e isso pode ser não apenas perturbador, mas irritante, para receber uma notificação após a notificação de novos e-mails no seu celular quando eles não tiverem absolutamente nada a ver com você.

Mantenha-o atenuado de outras maneiras também nos e-mails comerciais. Evite emoticons e muitos pontos de exclamação, que podem parecer juvenis. Atenha-se a uma fonte clássica, limpa e de fácil leitura em preto, e use cumprimentos e palavrões profissionais. Além disso, esteja ciente de que o humor geralmente não se traduz bem comunicação digital, ou diferentes culturas e gerações. "O e-mail é apenas uma extensão de si mesmo", diz Gottsman. "Certifique-se de verificar a ortografia, usar pontuação adequada e não usar letras minúsculas no início de uma frase. Porque isso é causando uma impressão no destinatário, mesmo que seja um email pessoal ".

Ilustrações de Mary Fama.